일상 생활이나 업무 중에 예상치 못한 사건이나 사고가 발생할 때, 이를 정확하게 기록하고 보고하는 것은 매우 중요합니다. 경위서와 진술서는 이러한 상황에서 필수적인 문서인데요, 어떻게 작성해야 하는지 막막하신 분들을 위해 경위서와 진술서의 기본 작성 요령부터 구체적인 예시까지 꼼꼼하게 다뤄보겠습니다.
1. 경위서 작성 요령
경위서는 사건이나 사고의 경위를 설명하는 문서로, 정확하고 명확하게 작성하는 것이 중요합니다. 다음은 경위서 작성 시 유의해야 할 주요 요령들입니다:
육하원칙
경위서를 작성할 때는 육하원칙(누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜)을 따르는 것이 기본입니다. 이 원칙을 통해 사건의 모든 측면을 빠짐없이 기록할 수 있습니다.
- 누가: 사건에 관련된 모든 인물의 이름과 직책을 명시합니다.
- 언제: 사건이 발생한 정확한 날짜와 시간을 기록합니다.
- 어디서: 사건이 발생한 장소를 구체적으로 작성합니다.
- 무엇을: 사건의 주요 내용을 간략하게 설명합니다.
- 어떻게: 사건이 발생한 과정을 상세히 기술합니다.
- 왜: 사건이 발생한 원인을 분석하고 설명합니다.
객관성 유지
경위서를 작성할 때는 주관적인 의견을 배제하고, 사실에 기반하여 작성해야 합니다. 이는 사건의 진실성을 높이고, 후속 조치에 도움이 됩니다.
- 사실에 기반한 서술: 개인적인 감정이나 의견을 배제하고, 객관적인 사실만을 기록합니다.
- 증거 자료 첨부: 가능하다면 사진, 동영상, 문서 등 증거 자료를 첨부하여 사실을 뒷받침합니다.
구체적인 내용
사건의 발생 원인, 경과, 결과 등을 구체적으로 작성합니다. 이는 사건의 전말을 명확히 이해하는 데 도움이 됩니다.
- 발생 원인: 사건이 발생하게 된 배경과 원인을 상세히 설명합니다.
- 경과: 사건이 어떻게 진행되었는지 단계별로 기록합니다.
- 결과: 사건의 결과와 그로 인한 영향, 피해 등을 구체적으로 작성합니다.
반성의 태도
자신의 과실이 있다면 솔직하게 인정하고, 반성의 태도를 보이는 것이 중요합니다. 이는 신뢰성을 높이고, 문제 해결에 긍정적인 영향을 미칩니다.
- 과실 인정: 자신의 실수나 잘못을 솔직하게 인정합니다.
- 반성의 표현: 재발 방지를 위한 다짐과 반성의 태도를 명확히 표현합니다.
간결한 문장
경위서는 짧고 명료한 문장으로 작성하여 가독성을 높이는 것이 중요합니다. 복잡한 문장보다는 간결하고 명확한 표현을 사용합니다.
- 짧은 문장: 한 문장에 하나의 사실만을 기록하여 명확성을 높입니다.
- 명확한 표현: 모호한 표현을 피하고, 구체적이고 명확한 단어를 사용합니다.
경위서 예시
경위서 작성 요령을 바탕으로 실제 예시를 작성해보겠습니다.
제목: 거래처 방문 중 회사차량 교통사고 건
성명: 홍길동
직급: 대리
부서명: 영업부
발생일시: 2024년 7월 15일 14시경
내용:
본인은 2024년 7월 15일 14시경 거래처 방문 중 회사차량(소나타 1234)으로 공덕역 사거리에서 그랜저 차량(5678)과 접촉사고가 발생했습니다. 그랜저 차량의 뒷범퍼에 손상이 발생했으며, 수리비로 100만원이 예상됩니다. 그랜저 차주와 본인 모두 신체적 피해는 없었습니다.
진행상황 및 사후처리방안:
그랜저 차량 운전자의 병원 진료비와 차량 수리비는 보험사를 통해 처리하기로 합의했습니다. 회사차량의 손상은 크지 않아 수리하지 않기로 했습니다.
작성일: 2024년 7월 16일
작성자: 홍길동
서명: __________
2. 진술서 작성 요령
진술서는 사건이나 상황에 대한 자신의 입장을 설명하는 문서로, 정확하고 일관되게 작성하는 것이 중요합니다. 다음은 진술서 작성 시 유의해야 할 주요 요령들입니다:
사실 중심
진술서는 사건의 사실을 중심으로 작성해야 합니다. 주관적인 의견이나 감정은 최소화하고, 객관적인 사실을 기록하는 것이 중요합니다.
- 사실에 기반한 서술: 사건의 경위와 자신의 행위를 사실에 기반하여 작성합니다.
- 주관적 의견 최소화: 개인적인 감정이나 의견을 배제하고, 객관적인 사실만을 기록합니다.
- 증거 자료 첨부: 가능하다면 사진, 동영상, 문서 등 증거 자료를 첨부하여 사실을 뒷받침합니다.
일관성 유지
진술서의 내용은 전후 모순 없이 일관되게 작성해야 합니다. 이는 진술의 신뢰성을 높이는 데 중요합니다.
- 일관된 서술: 사건의 경위와 자신의 행위를 일관되게 기록합니다.
- 모순 없는 내용: 진술서의 내용이 전후 모순 없이 일관되게 작성되었는지 검토합니다.
- 사실 확인: 작성한 내용을 다시 한 번 확인하여 사실과 일치하는지 점검합니다.
구체적인 설명
사건의 경위와 자신의 행위에 대해 구체적으로 설명해야 합니다. 이는 사건의 전말을 명확히 이해하는 데 도움이 됩니다.
- 발생 원인: 사건이 발생하게 된 배경과 원인을 상세히 설명합니다.
- 경과: 사건이 어떻게 진행되었는지 단계별로 기록합니다.
- 결과: 사건의 결과와 그로 인한 영향, 피해 등을 구체적으로 작성합니다.
간결한 문장
진술서는 짧고 명료한 문장으로 작성하여 가독성을 높이는 것이 중요합니다. 복잡한 문장보다는 간결하고 명확한 표현을 사용합니다.
- 짧은 문장: 한 문장에 하나의 사실만을 기록하여 명확성을 높입니다.
- 명확한 표현: 모호한 표현을 피하고, 구체적이고 명확한 단어를 사용합니다.
진술서 예시
진술서 작성 요령을 바탕으로 실제 예시를 작성해보겠습니다.
제목: 무단결근에 대한 진술서
성명: 홍길동
직급: 대리
부서명: 영업부
발생일시: 2024년 7월 15일
내용:
본인은 2024년 7월 15일 갑작스러운 몸살로 인해 무단결근을 하게 되었습니다. 직속상관에게 연락을 취하지 못한 점에 대해 깊이 반성하고 있으며, 향후 이러한 일이 발생하지 않도록 주의하겠습니다.
작성일: 2024년 7월 16일
작성자: 홍길동
서명: __________
3. 경위서와 진술서 작성 팁
경위서와 진술서를 작성할 때는 몇 가지 공통적인 요령과 주의사항을 염두에 두면 더욱 효과적으로 작성할 수 있습니다. 아래는 경위서와 진술서 작성 시 유용한 팁들입니다:
공통적인 작성 요령
경위서와 진술서 모두 사실에 기반하여 작성해야 하며, 객관성을 유지하는 것이 중요합니다. 다음은 두 문서 작성 시 공통적으로 적용할 수 있는 요령들입니다.
- 사실에 기반한 서술: 주관적인 의견이나 감정을 배제하고, 객관적인 사실만을 기록합니다.
- 일관성 유지: 문서의 내용이 전후 모순 없이 일관되게 작성되었는지 확인합니다.
- 구체적인 설명: 사건의 경위와 자신의 행위에 대해 구체적으로 설명합니다.
- 간결한 문장: 짧고 명료한 문장으로 작성하여 가독성을 높입니다.
주의사항
경위서와 진술서를 작성할 때는 몇 가지 주의사항을 염두에 두어야 합니다. 이는 문서의 신뢰성을 높이고, 문제 해결에 도움이 됩니다.
- 정확한 정보 제공: 사건의 날짜, 시간, 장소 등 모든 정보를 정확하게 기록합니다.
- 모호한 표현 피하기: 모호한 표현을 피하고, 구체적이고 명확한 단어를 사용합니다.
- 증거 자료 첨부: 가능하다면 사진, 동영상, 문서 등 증거 자료를 첨부하여 사실을 뒷받침합니다.
- 반성의 태도: 자신의 과실이 있다면 솔직하게 인정하고, 반성의 태도를 보입니다.
작성 후 검토 방법
문서를 작성한 후에는 반드시 검토 과정을 거쳐야 합니다. 이는 문서의 정확성과 일관성을 높이는 데 중요합니다.
- 사실 확인: 작성한 내용을 다시 한 번 확인하여 사실과 일치하는지 점검합니다.
- 오탈자 수정: 문서 내 오탈자나 문법 오류를 수정합니다.
- 일관성 점검: 문서의 내용이 전후 모순 없이 일관되게 작성되었는지 확인합니다.
- 타인의 검토: 가능하다면 다른 사람에게 문서를 검토받아 추가적인 피드백을 받습니다.
자주 묻는 질문
경위서와 진술서를 작성할 때 자주 묻는 질문들을 정리해 보았습니다.
- Q: 경위서와 진술서의 차이점은 무엇인가요?
- A: 경위서는 사건의 경위를 설명하는 문서이고, 진술서는 사건에 대한 자신의 입장을 설명하는 문서입니다.
- Q: 경위서와 진술서를 작성할 때 가장 중요한 점은 무엇인가요?
- A: 사실에 기반하여 객관적으로 작성하는 것이 가장 중요합니다.
- Q: 경위서와 진술서를 작성할 때 주의해야 할 점은 무엇인가요?
- A: 정확한 정보 제공, 모호한 표현 피하기, 증거 자료 첨부, 반성의 태도 등이 중요합니다.